Общеотраслевыми руководящими методическими указаниями о предоставлении юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, определены условия их использования на предприятиях и в организациях, а также предоставление этим документам юридической силы, что особенно важно для проведения аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Документ имеет юридическую силу, если он записан на магнитной ленте, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями государственного стандарта, и закодирован согласно общегосударственному классификатору технико-экономической информации.
В документе должны быть следующие реквизиты: наименование организации, осуществляющей запись документа на магнитной ленте; дата составления документа; местонахождение организации — создателя документа; код оператора, который записал документ на магнитной ленте. Исходя из отраслевой принадлежности предприятий и организаций, министерства и ведомства могут устанавливать также другие реквизиты.
Документ на магнитном носителе можно использовать без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму для контроля хозяйственных операций на предприятиях, которые применяют в обработке экономической информации электронную вычислительную технику. Предприятия обязаны вести учет, транспортировать и сохранять документы на магнитных носителях в соответствии с установленными министерствами и ведомствами порядком и условиями, которые обеспечивают сохранность данных, записанных на магнитном носителе, и защиту их от несанкционированного доступа.
Обязательные реквизиты на магнитном носителе можно размещать или позиционным способом, или с помощью меток, позволяющих однозначно идентифицировать реквизиты. Такие реквизиты, как наименование и местонахождение организации, создавшей документ на магнитном носителе, указывают путем нанесения идентификационного кода по общегосударственному классификатору предприятий и организаций, а также по системе обозначений объектов административно-территориального деления Украины.
Особое внимание при проведении аудита уделяют правильности заполнения реквизита «Код оператора, записавшего документ на магнитном носителе», чтобы путем идентификации можно было установить конкретное лицо, ответственное за достоверность данных на магнитном носителе. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируют в порядке, установленном министерством, ведомством по подчиненности АСОИ, а также образованием технических условий, исключающих возможность искажения кода.

Метки:документы, информация, организация, стандарт, техника

Связанные записи

• Хранение документации
• Типы экспериментов
• Оценка его стоимости приватизируемого имущества
• Отчет об экспертной оценке имущества
• Особенности контрольно-аудиторского процесса в условиях АСОИ