Применение в учете и контроле хозяйственной деятельности предприятий документов на магнитных носителях связано с частым внесением изменений в оригинал документа. Изменения нужно вносить на основании специально составленного уведомления, которое содержит: наименование организации, создавшей оригинал документа на магнитном носителе; содержание изменений; ссылку на основание для изменений; время внесения изменений; соответствующие подписи; штамп или печать организации, создавшей оригинал документа на магнитном носителе. Как правило, изменения, внесенные в документы, используемые в учете и контроле хозяйственной деятельности, должны подписываться главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.
Первичные документы-оригиналы, полностью соответствующие созданным на их основе документам на магнитном носителе, должны быть исключены из системы учета хозяйственной деятельности. Для того чтобы избежать повторного использования их в учете, на каждом документе ставят штамп «Аннулирован», «Заменен документом на магнитном носителе, инвентарный номер…». Для устранения трудоемкости штамп разрешается ставить на титульном листе папки, пачки, в которой сброшюрованы аннулированные документы. Аннулированные документы-оригиналы уничтожают после окончания срока их архивного хранения.
При проведении аудита необходимо особенно тщательно проверить на предприятии порядок погашения (аннулирования) документов-оригиналов, перезаписанных на магнитном носителе. Практика показывает, что погашение штампом аннулированных документов нужно поручать работникам вычислительного центра, которые осуществляют контроль выпуска выходных машинограмм.
Машинограмма имеет юридическую силу, если она создана на бумажном носителе в человекочитаемой, печатной форме средствами вычислительной техники в соответствии с порядком, установленным технологическим процессом обработки данных, соответствует стандарту на унифицированные системы документации. Машинограммы, используемые в учете, контроле и аудите хозяйственной деятельности предприятий, должны иметь необходимые формы засвидетельствования — подписи работников информационно-вычислительного центра, контролирующих достоверность выпуска выходной информации, и работников бухгалтерии — главного бухгалтера или уполномоченного лица. Обязательными реквизитами машинограммы являются наименование и местонахождение организации, создавшей машинограмму (вычислительная установка), дата создания (выдачи) машинограммы.

Метки:бухгалтерия, документы, контроль, предприятие, учёт

Связанные записи

• Содержание контрольно-аудиторского процесса
• Порядок проведения инвентаризации
• Замаскирование фактов краж материальных ценностей
• Аналитическая и синтетическая учетно-экономическая информация
• Экспертиза документов